Tiếp nhận yêu cầu tư vấn pháp lý qua website

Với người cần tư vấn pháp lý, bấm gửi một biểu mẫu có thể là một bước khó: họ đang kể về chuyện riêng, đôi khi nhạy cảm, cho một văn phòng chưa từng làm việc. Vì thế biểu mẫu tiếp nhận không nên chỉ là một ô trống để dán thông tin. Nó cần cho người dùng cảm giác an toàn và thể hiện văn phòng làm việc nghiêm túc.

Trên website văn phòng luật, biểu mẫu liên hệ là chỗ khách phải cân nhắc có nên tin hay không, nên đáng được thiết kế cẩn thận.

Mục tiêu của lần liên hệ đầu

Lần đầu, văn phòng cần biết: người này là ai, vấn đề thuộc lĩnh vực nào, có gấp không, liên hệ bằng cách nào. Chưa cần toàn bộ tình tiết vụ việc. Phần chi tiết sẽ trao đổi trực tiếp với luật sư sau khi hai bên thống nhất cách làm việc.

Biểu mẫu nhận yêu cầu tư vấn: hỏi đến đâu là đủ

Phần bắt buộc gồm họ tên (để xưng hô), số điện thoại hoặc Zalo (để liên hệ) và một ô tick đồng ý cho văn phòng liên hệ, ghi rõ ràng để làm căn cứ tiếp nhận.

Phần chọn sẵn hoặc ngắn gọn, giúp văn phòng chuyển đúng người:

Lĩnh vực cần tư vấn: chọn từ danh sách lĩnh vực văn phòng thực sự nhận.
Mức độ gấp: có hạn gần, bình thường hoặc chỉ tìm hiểu, để sắp xếp thứ tự xử lý.
Mô tả ngắn vấn đề: giới hạn độ dài và nhắc khách không ghi chi tiết nhạy cảm.

Phần tuỳ chọn: cách liên hệ thuận tiện (gọi hay nhắn, vào lúc nào).

Không yêu cầu số giấy tờ tuỳ thân, tài liệu vụ việc hay thông tin tài chính trong biểu mẫu công khai.

Lưu ý bảo mật đặt ngay cạnh biểu mẫu

Đặt một khối ngắn, dễ đọc, nói rõ:

Thông tin gửi qua biểu mẫu chỉ dùng để liên hệ và đánh giá sơ bộ yêu cầu.
Người nhận là ai (văn phòng, bộ phận nào).
Việc gửi biểu mẫu chưa tạo quan hệ dịch vụ pháp lý; quan hệ này chỉ hình thành khi hai bên thống nhất theo thoả thuận.
Không gửi tài liệu mật hoặc chứng từ nhạy cảm qua biểu mẫu; văn phòng sẽ hướng dẫn kênh phù hợp sau.

Cách nói chính xác về quan hệ dịch vụ và bảo mật nên do luật sư hoặc người phụ trách pháp lý của văn phòng duyệt, vì phụ thuộc quy tắc nghề nghiệp áp dụng cho từng nơi.

Xác nhận đã nhận và thời gian phản hồi

Sau khi gửi, khách thấy ngay thông báo đã nhận, nêu khung thời gian văn phòng phản hồi và kênh liên hệ. Chỉ nêu thời gian bạn giữ được. Người có hạn pháp lý gần có thể hỏi nhiều nơi cùng lúc; hãy ghi cách liên hệ qua điện thoại cho trường hợp cần gấp thay vì chờ biểu mẫu.

Quy trình xử lý nội bộ

Người tiếp nhận đọc yêu cầu, xác định lĩnh vực.
Kiểm tra xung đột lợi ích theo quy trình của văn phòng trước khi trao đổi sâu.
Chuyển cho luật sư phụ trách.
Liên hệ khách, hỏi thêm điều cần thiết và nêu rõ văn phòng có nhận vụ việc hay không, cách tính phí.
Nếu không nhận, nói rõ để khách tìm nơi khác kịp thời.

Ghi lại ai tiếp nhận, khi nào, đã phản hồi chưa. Giữ thông tin ở nơi chỉ những người cần mới truy cập.

Không tư vấn qua biểu mẫu

Không nên trả lời ý kiến pháp lý cho vụ việc ngay trên tin nhắn đầu tiên khi chưa nắm đủ thông tin. Văn phòng nên trao đổi trực tiếp để tránh tư vấn sai. Trên trang cũng cần nêu rõ website không đưa ra tư vấn pháp lý tự động.

Khách chưa sẵn sàng thuê

Có người chỉ muốn hiểu vấn đề. Cho họ lựa chọn "chỉ tìm hiểu" trong biểu mẫu và liên kết đến những bài viết kiến thức do văn phòng biên soạn. Nội dung nên đăng được nói ở bài nội dung website văn phòng luật.

Nhận yêu cầu tư vấn: phạm vi các gói

Form nhận khách báo về Zalo đã có từ gói Cơ bản; mục bài viết kiến thức dành cho khách chỉ muốn tìm hiểu có từ gói Tiêu chuẩn. Xem phạm vi từng gói tại bảng giá thiết kế website. Cách xử lý dữ liệu khách của văn phòng, bao gồm lưu giữ và quyền của khách, do văn phòng quyết định và nên được tham vấn với bộ phận pháp lý.