Nhận yêu cầu báo giá vận chuyển: các trường cần hỏi

Báo giá vận chuyển phụ thuộc quá nhiều biến số để niêm yết một bảng giá chung: loại hàng, trọng lượng, khối lượng, tuyến đường, thời gian, yêu cầu bốc xếp. Khách mô tả hàng của mình càng đủ, báo giá càng nhanh và càng sát. Biểu mẫu yêu cầu báo giá vì thế là công cụ chính của nhiều đơn vị vận chuyển, và việc thiết kế các trường hỏi quyết định chất lượng của báo giá đầu tiên.

Ai đang dựng website logistics cho đơn vị vận chuyển sẽ sớm gặp câu hỏi: biểu mẫu báo giá nên hỏi những gì, và sau khi nhận thì trả lời ra sao? Hai việc đó là nội dung của bài này.

Các trường nên có

Hàng hoá: loại hàng và mô tả ngắn để xác định phương tiện, điều kiện vận chuyển; trọng lượng để tính cước; kích thước hoặc khối lượng để tính cước theo thể tích; số kiện và cách đóng gói để biết cần bốc xếp thế nào.
Tuyến: điểm đi và điểm đến (tỉnh/thành, quận/huyện) để tính quãng đường.
Thời gian: ngày dự kiến lấy hàng và hạn giao mong muốn, phục vụ việc sắp xếp xe.
Hình thức: chuyến lẻ hay nguyên chuyến, giao tận nơi hay đến kho, để chọn đúng loại dịch vụ.
Yêu cầu đặc biệt: hàng dễ vỡ, hàng lạnh, hàng nguy hiểm, có mua bảo hiểm hay không.
Liên hệ: họ tên, tên công ty, số điện thoại, để phản hồi; thêm một ô ghi chú cho thông tin khác.

Hàng yêu cầu điều kiện đặc biệt cần được hỏi rõ và không nhận khi không đáp ứng được. Chọn sẵn từ danh sách giúp khách điền nhanh và dữ liệu đồng đều.

Bắt buộc và tuỳ chọn

Để biểu mẫu không quá dài, chia hai tầng:

Bắt buộc: liên hệ, loại hàng, điểm đi, điểm đến, trọng lượng gần đúng.
Tuỳ chọn: kích thước, số kiện, thời gian, yêu cầu đặc biệt, ghi chú.

Phần bắt buộc đủ để người nhận biết nên trả lời thế nào, phần tuỳ chọn để khách bổ sung nếu muốn. Người nhận có thể hỏi thêm khi phản hồi.

Hàng đặc biệt và hàng cấm

Ghi ngay trên trang những loại hàng đơn vị không nhận hoặc cần điều kiện riêng, để khách biết trước thay vì điền xong mới bị từ chối. Danh mục cụ thể phụ thuộc phạm vi hoạt động và quy định áp dụng cho từng loại hình vận chuyển, nên do đơn vị vận chuyển tự xác định và rà soát với quy định hiện hành.

Phản hồi báo giá

Khách có thể gửi yêu cầu tới nhiều đơn vị cùng lúc, nên một báo giá rõ ràng, đúng việc là cách giúp bạn nổi bật. Báo giá nên có:

Lặp lại thông tin hàng và tuyến để hai bên chắc chắn hiểu cùng một việc.
Cách tính cước và các khoản đi kèm: bốc xếp, phụ phí nhiên liệu, phí chờ.
Thời gian vận chuyển dự kiến, nêu rõ là dự kiến.
Điều khoản bồi thường hoặc bảo hiểm nếu có.
Thời hạn hiệu lực của báo giá.
Cách xác nhận đồng ý và bước tiếp theo.

Trên trang, ghi khung giờ phản hồi bạn giữ được, và kênh liên hệ nhanh cho khách gấp.

Khi cần thêm thông tin

Nếu yêu cầu thiếu thông tin quan trọng, hỏi lại bằng một tin ngắn nêu rõ cần gì thay vì từ chối. Nên có sẵn mẫu hỏi lại cho những thiếu sót cụ thể như kích thước, địa chỉ nhận hàng hoặc giờ nhận hàng.

Quan hệ với tra cứu vận đơn

Sau khi khách chấp nhận báo giá và hàng bắt đầu đi, nhu cầu kế tiếp là theo dõi lô hàng; trải nghiệm đó được mô tả ở bài tra cứu vận đơn trên website.

Nhận báo giá vận chuyển: gói nào, làm gì

Form nhận yêu cầu báo về Zalo đã có từ gói Cơ bản, nên nhân viên nhận yêu cầu và báo giá ngay trong cuộc trao đổi sau đó; xem bảng giá thiết kế website. Công cụ tự tính cước theo tuyến và khối lượng là phần làm theo yêu cầu, báo giá riêng, trao đổi khi tư vấn.