Nhận đặt tour qua website: yêu cầu, giữ chỗ, xác nhận

Đặt tour khác đặt món hay đặt phòng ở chỗ khách đang cam kết một khoản tiền lớn cho chuyến đi nhiều người và nhiều ngày. Họ có nhiều câu cần hỏi, nhiều phương án cần so sánh, và cần ai đó trả lời như một người tư vấn thật sự. Vì vậy với website du lịch, mục tiêu của biểu mẫu không phải là chốt đơn ngay, mà là mở một cuộc tư vấn đúng người, đúng nhu cầu.

Biểu mẫu là chỗ khách chuyển từ đọc sang hỏi. Phần trang tour và cách bố trí cả website (danh sách tour, ảnh điểm đến) có trong website du lịch; đoạn dưới đi vào luồng nhận yêu cầu phía sau biểu mẫu đó.

Luồng từ lúc khách quan tâm đến lúc giữ chỗ

Khách đọc trang tour, bấm "Gửi yêu cầu đặt tour" hoặc gọi, nhắn Zalo.
Nhân viên tư vấn liên hệ, xác nhận ngày khởi hành còn chỗ, số người, nhu cầu riêng.
Gửi báo giá và chương trình chi tiết cho đúng đoàn.
Khách đồng ý, hai bên thống nhất cách giữ chỗ theo điều kiện công bố.
Thu thông tin từng thành viên cần cho chuyến đi.
Nhắc lịch, gửi thông tin tập trung trước ngày đi.

Website chỉ đảm nhận bước đầu; các bước tiếp theo do công ty du lịch thực hiện qua điện thoại, Zalo hoặc email. Thanh toán trực tuyến nằm trong gói Doanh nghiệp (báo giá riêng).

Mẫu biểu mẫu yêu cầu đặt tour

Theo thứ tự khách điền, biểu mẫu có thể gồm:

Tour quan tâm: tự điền từ trang khách đang xem, để quán biết khách chọn gì.
Ngày khởi hành mong muốn: để kiểm tra còn chỗ không.
Số người lớn, số trẻ em và độ tuổi trẻ: để tính giá và xếp chỗ.
Nhu cầu đặc biệt: ăn chay, người lớn tuổi, hạn chế đi bộ.
Họ tên và số điện thoại: để nhân viên liên hệ lại.
Ghi chú: câu hỏi khách muốn được trả lời.

Chỉ hỏi những gì cần để báo giá. Thông tin giấy tờ, ngày sinh, số hộ chiếu chưa nên hỏi trên biểu mẫu công khai; thu ở bước sau, qua kênh bạn kiểm soát.

Phản hồi nhanh và có thông tin

Khách có thể gửi yêu cầu tới vài công ty cùng lúc. Một tin nhắn trả lời sớm, nêu tên tour, ngày còn chỗ và vài điểm chính, giúp bạn nổi bật hơn việc chỉ nhắn "anh/chị cần tư vấn gì ạ". Hãy chuẩn bị sẵn:

Bản chương trình chi tiết cho từng tour, đã duyệt.
Mẫu tin nhắn báo giá, có chỗ điền số người và ngày đi.
Tóm tắt điều kiện đặt, huỷ.

Giữ chỗ và điều kiện

Trước khi khách đồng ý, nói rõ:

Giữ chỗ có thời hạn đến khi nào.
Điều kiện đặt cọc hoặc thanh toán nếu có, và hình thức thanh toán bạn áp dụng ngoài website.
Điều kiện đổi, huỷ khi khách thay đổi kế hoạch.
Điều gì xảy ra nếu tour không đủ khách hoặc bị ảnh hưởng bởi thời tiết.

Những điều này nên thống nhất bằng văn bản, ví dụ tin nhắn xác nhận hoặc hợp đồng, và khớp với những gì đã công bố trên trang tour.

Thu thông tin đoàn

Khi khách đã quyết định, bạn mới cần thu họ tên đầy đủ, giấy tờ tuỳ thân hoặc hộ chiếu nếu tour yêu cầu, thông tin liên hệ khẩn cấp. Thu qua kênh riêng như Zalo hoặc email, và nói rõ dùng để làm gì. Thông tin cá nhân chỉ dùng đúng mục đích đã nêu; chính sách bảo mật trên website nên mô tả điều này.

Những lỗi hay gặp

Báo giá không ghi rõ số người và ngày đi, về sau cộng thêm khoản.
Hứa còn chỗ khi chưa kiểm tra với đối tác vận chuyển, lưu trú.
Lịch trình gửi cho khách khác với lịch trình trên website.
Không nhắc khách mang giấy tờ, thuốc cá nhân, quần áo phù hợp.

Nhận yêu cầu tour theo từng gói

Yêu cầu đặt tour được chuyển về Zalo của công ty ở mọi gói (xem bảng giá thiết kế website); thanh toán trực tuyến nằm trong gói Doanh nghiệp (báo giá riêng), còn đặt tour tự động là phần làm theo yêu cầu, báo giá riêng khi trao đổi.

Trước khi khách gửi yêu cầu, họ cần đọc một trang tour rõ ràng; cách viết trang đó nằm ở bài trình bày tour trên website.