Nhận đặt bàn qua website: biểu mẫu, Zalo hay gọi điện?

Khách muốn giữ chỗ có ba lối để đi: bấm gọi, nhắn Zalo hoặc điền biểu mẫu. Mỗi cách hợp với một kiểu quán và một kiểu khách. Quan trọng hơn cả là quán trả lời lại thế nào, vì một yêu cầu đặt bàn không ai xác nhận còn tệ hơn việc không có biểu mẫu.

Quán nào đã có website nhà hàng thì nút gọi và Zalo có thể đặt sẵn ngay trang chủ. Việc còn lại là phía sau nút bấm: ai nhận yêu cầu, trả lời ra sao, giữ bàn trong bao lâu để khách đặt dễ mà quán không bị rối.

Ba cách nhận đặt bàn

Gọi điện: Hợp với: Khách quen, nhóm đông, tiệc; Điểm mạnh: Hỏi đáp ngay, chốt được chỗ ngồi cụ thể; Điểm yếu: Quán bận giờ cao điểm không bắt máy kịp.
Nhắn Zalo: Hợp với: Khách trẻ, khách ngại gọi; Điểm mạnh: Có lịch sử tin nhắn để đối chiếu; Điểm yếu: Cần người trực tin nhắn.
Biểu mẫu: Hợp với: Khách đặt trước vài ngày; Điểm mạnh: Thu đủ thông tin theo đúng thứ tự; Điểm yếu: Khách phải chờ quán gọi lại.

Không cần chọn một. Quán có thể dùng cả ba cùng lúc, miễn là mỗi kênh có người phụ trách và cùng một quy tắc xác nhận.

Biểu mẫu đặt bàn nên hỏi gì

Biểu mẫu càng ngắn càng dễ điền, nhưng thiếu thông tin thì quán phải gọi lại hỏi. Có thể chia các ô thành hai nhóm.

Bắt buộc, để quán giữ được bàn

Số điện thoại: kênh duy nhất để quán xác nhận lại.
Tên người đặt: để gọi đúng khi khách đến.
Ngày và giờ muốn đến.
Số người, kèm việc có trẻ nhỏ hay không nếu quán cần chuẩn bị ghế riêng.

Tuỳ chọn, điền nếu có

Khu vực mong muốn, nếu quán có nhiều khu (trong nhà, ngoài trời, phòng riêng).
Ghi chú: dịp đặc biệt, dị ứng, yêu cầu trang trí.

Không nên hỏi email, địa chỉ, hay bất kỳ thứ gì quán không dùng tới. Phía trên biểu mẫu nên có một câu nói rõ biểu mẫu chỉ gửi yêu cầu, chưa phải xác nhận bàn.

Quy trình xác nhận

Website nhận thông tin, còn việc xác nhận bàn là của quán. Một quy trình gọn:

Yêu cầu đến, quán gọi hoặc nhắn khách trong khung giờ đã công bố trên trang (ví dụ "chúng tôi phản hồi trong giờ mở cửa").
Quán trả lời rõ một trong ba kết quả: đã giữ bàn, còn bàn vào giờ khác, hoặc hết chỗ.
Với đã giữ bàn, nhắc lại ngày, giờ, số người, tên người đặt và thời gian quán giữ bàn.
Gửi nhắc nhẹ trước giờ ăn nếu là đặt trước nhiều ngày hoặc tiệc đông.

Khung giờ phản hồi nên là thứ quán làm được thật. Hứa quá ngắn rồi không giữ được khiến khách bỏ sang quán khác.

Giảm khách đặt rồi không đến

Không có cách nào xoá hẳn tình trạng này, nhưng có vài việc thực tế:

Ghi rõ thời gian quán giữ bàn sau giờ hẹn và nói ngay lúc xác nhận.
Với nhóm đông hoặc tiệc, nói rõ cần báo trước nếu đổi số người hoặc huỷ.
Nhắc lại trước giờ ăn, một tin ngắn là đủ.
Có số điện thoại để khách dễ huỷ. Khách báo huỷ được dễ dàng thì quán có cơ hội xếp lại bàn đó cho người khác.
Theo dõi những số điện thoại hay đặt rồi không đến để quán chủ động xác nhận kỹ hơn lần sau.

Quán nào muốn thu cọc cho tiệc đông thì tự thoả thuận với khách qua điện thoại hoặc Zalo; thanh toán trực tuyến nằm trong gói Doanh nghiệp (báo giá riêng).

Giờ cao điểm và những ngày đặc biệt

Dịp lễ, cuối tuần, tiệc công ty là lúc yêu cầu đặt bàn dồn về. Nên đăng thông báo ngay trên trang đặt bàn: những ngày quán nhận đặt trước tối thiểu bao lâu, những ngày không nhận đặt chỗ. Cách này giảm cuộc gọi hỏi lặp lại đúng vào lúc nhân viên bận nhất.

Cách hiển thị trên điện thoại

Vì khách có thể mở trang đặt bàn bằng điện thoại, nút gọi và Zalo cần nằm ở vị trí bấm được bằng một tay, và biểu mẫu dùng bàn phím số cho ô điện thoại, ô chọn ngày dùng bộ chọn sẵn có của máy. Trang đặt bàn cũng nên nói luôn địa chỉ và giờ mở cửa để khách khỏi quay lại tìm.

Đặt bàn nằm ở gói nào

Biểu mẫu đặt bàn nhận thông tin báo về Zalo của quán có ngay từ gói Cơ bản; chi tiết từng gói xem ở bảng giá thiết kế website. Còn nếu bạn cần đặt bàn tự động theo sơ đồ bàn thật, phần này làm theo yêu cầu và báo giá riêng khi trao đổi.

Trang thực đơn thường là nơi khách đọc trước khi bấm đặt bàn; cách chuẩn bị trang đó được viết ở bài đưa thực đơn lên website nhà hàng.