Hồ sơ năng lực online: trang web hay file PDF?

Hồ sơ năng lực là thứ doanh nghiệp gửi đi khi đối tác hỏi "công ty anh chị làm được gì". Doanh nghiệp có thể đã có sẵn file PDF làm bằng phần mềm thiết kế, gửi qua email và dùng lại nhiều năm. Câu hỏi đặt ra là có cần dựng hồ sơ này thành trang trên website không, và nếu có thì nên đưa gì lên.

Trước khi gặp, đối tác có thể muốn xem hồ sơ của công ty. Với một website doanh nghiệp, đó là lúc trang hồ sơ năng lực phát huy tác dụng, nên phần dưới đặt hai dạng PDF và trang web cạnh nhau để bạn biết khi nào dùng dạng nào.

So sánh hai dạng hồ sơ

Gửi cho đối tác: File PDF: Đính kèm hoặc tải về; Trang trên website: Gửi đường dẫn.
Đối tác tự tìm thấy: File PDF: Không, trừ khi được gửi; Trang trên website: Có thể tìm thấy qua tìm kiếm.
Cập nhật dự án mới: File PDF: Làm lại, gửi lại bản mới; Trang trên website: Sửa một chỗ, ai mở cũng thấy bản mới.
Xem trên điện thoại: File PDF: Phải phóng to; Trang trên website: Tự co giãn.
In ra giấy: File PDF: Chuẩn bố cục sẵn; Trang trên website: Cần bản in riêng.
Hồ sơ nộp thầu, hồ sơ chính thức: File PDF: Phù hợp, cố định phiên bản; Trang trên website: Không thay thế bản cố định.

Kết luận ngắn: trang web dùng để trình bày hằng ngày và để người mới tìm thấy doanh nghiệp; PDF dùng khi đối tác yêu cầu một bản cố định để lưu, nộp hoặc in. Hai bản cần khớp nhau.

Nên đưa gì vào trang hồ sơ năng lực

Ngoài thông tin chung của trang giới thiệu, hồ sơ năng lực tập trung vào bằng chứng. Gợi ý các phần:

Thông tin pháp lý ngắn gọn: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện nếu được phép công bố.
Lĩnh vực hoạt động: nói bạn làm gì, cho ai, ở phạm vi nào.
Đội ngũ và năng lực chính: số lượng nhân sự, bộ phận, trang thiết bị, chỉ khi bạn có số liệu thật.
Dự án và khách hàng tiêu biểu: chỉ những gì thật và được phép công bố.
Quy trình làm việc: các bước từ tiếp nhận đến bàn giao.
Chứng chỉ, giấy phép liên quan: kèm thông tin đủ để kiểm tra.
Liên hệ: người hoặc bộ phận tiếp nhận và cách liên hệ.

Dự án và khách hàng: chỉ ghi điều có thật

Đây là phần dễ bị cường điệu nhất. Nguyên tắc:

Chỉ nêu khách hàng đã đồng ý cho công bố tên, logo.
Mô tả phần việc bạn đã làm, không nhận phần của đối tác khác.
Con số kết quả (doanh thu, tỷ lệ, thời gian) chỉ dùng khi có tài liệu để chứng minh.
Không có dự án để kể thì viết về năng lực và quy trình, đừng bịa ví dụ.

Trang nhiều dự án nên có một khung thông tin thống nhất: khách hàng (nếu được phép), lĩnh vực, phần việc, kết quả mô tả định tính.

Giữ PDF và trang web nhất quán

Thông tin lệch nhau giữa hai bản làm đối tác nghi ngờ. Một vài cách tránh:

Coi trang web là bản gốc, PDF là bản xuất ra từ nội dung trang.
Ghi ngày cập nhật trên cả hai.
Mỗi khi thêm dự án, đổi số điện thoại hay địa chỉ, sửa cả hai trong cùng một ngày.
Đặt liên kết tải PDF ngay trong trang, để khách muốn bản cố định có thể tải về.

Cho đối tác kiểm chứng

Đối tác có thể muốn kiểm tra thông tin trước khi hợp tác. Hãy giúp họ bằng cách đặt thông tin pháp lý ở chân trang, có trang liên hệ rõ ràng và địa chỉ thật. Những mục này là cơ sở để họ tin mà không cần hỏi lại.

Một ví dụ cách sắp xếp

Cách đơn giản: một trang "Năng lực" có phần mở đầu ngắn, sau đó là các khối: lĩnh vực, quy trình, dự án tiêu biểu, thông tin pháp lý, liên hệ. Nếu công ty tuyển người, mục tuyển dụng nên có trang riêng để không làm loãng hồ sơ; cách làm trang đó viết ở bài trang tuyển dụng trên website doanh nghiệp. Về phía website, trang hồ sơ năng lực là một trang nội dung như các trang khác và tính vào số trang của gói bạn chọn; xem bảng giá thiết kế website.