Đặt phòng trực tiếp trên website khách sạn và OTA

Các nền tảng đặt phòng trực tuyến là nơi khách tìm phòng, nên khách sạn nhỏ dễ trông cậy vào chúng. Nhưng cũng vì thế, khách sạn phụ thuộc vào một bên thứ ba cho lượng đặt phòng của mình. Website riêng không thay thế các nền tảng này; nó mở thêm một đường để khách đặt thẳng với bạn. Bài này giúp bạn hiểu khi nào mỗi kênh có lợi và cách làm cho kênh trực tiếp thật sự hoạt động.

Một website khách sạn đẹp mà không ai đặt phòng qua đó thì chưa đóng góp gì cho doanh thu phòng; vì vậy câu hỏi cần trả lời là làm sao để khách chọn đặt thẳng.

Hai kênh, hai vai trò

Khách tìm thấy bạn thế nào: Nền tảng đặt phòng (OTA): Qua nền tảng, cùng nhiều khách sạn khác; Đặt trực tiếp qua website: Qua tìm kiếm tên khách sạn, giới thiệu, mạng xã hội.
Chi phí mỗi lượt đặt: Nền tảng đặt phòng (OTA): Thường theo điều khoản với nền tảng, bạn xem hợp đồng của mình; Đặt trực tiếp qua website: Không qua trung gian đặt phòng.
Quan hệ với khách: Nền tảng đặt phòng (OTA): Nền tảng giữ kênh liên lạc chính; Đặt trực tiếp qua website: Bạn có số điện thoại, Zalo trực tiếp.
Quy tắc: Nền tảng đặt phòng (OTA): Do nền tảng đặt ra, có thể thay đổi; Đặt trực tiếp qua website: Do bạn đặt ra.
Khả năng kể về khách sạn: Nền tảng đặt phòng (OTA): Theo khung của nền tảng; Đặt trực tiếp qua website: Tự do trình bày.

Cột chi phí phụ thuộc điều khoản của từng nền tảng, nên bạn hãy đối chiếu trên hợp đồng và trang chính sách của chính nơi bạn đang bán phòng thay vì dùng con số nghe lại.

Vì sao vẫn nên dùng OTA

Đây là kênh khách mới tìm đến, nhất là khách đi từ nơi khác chưa biết tên bạn.
Có sẵn quy trình đặt, thanh toán và đánh giá.
Giúp lấp phòng vào thời gian vắng.

Vì sao cần kênh trực tiếp

Khách quen và khách giới thiệu không cần quay qua nền tảng.
Bạn trả lời trực tiếp nhu cầu riêng: phòng cạnh nhau, giờ nhận phòng sớm, đón sân bay.
Có thể đưa ưu đãi riêng cho khách đặt trực tiếp, nếu điều khoản với nền tảng cho phép.
Giảm phụ thuộc vào thay đổi chính sách của một bên.

Làm sao để khách chọn đặt trực tiếp

Khách chỉ đặt trực tiếp khi họ thấy lý do và thấy dễ làm. Một số việc nên làm:

Cho khách thấy giá tham khảo và loại phòng ngay trên website, có ghi chú giá có thể thay đổi theo mùa.
Đặt nút gọi, Zalo và biểu mẫu yêu cầu đặt phòng ngay đầu trang và ở mỗi trang phòng.
Nêu rõ lợi ích khi đặt trực tiếp mà bạn thực sự có thể cung cấp: linh hoạt giờ nhận phòng, ưu tiên xếp phòng, hỗ trợ đưa đón. Không hứa "giá tốt nhất" nếu không kiểm soát được giá trên các nền tảng.
Phản hồi nhanh, vì khách gửi yêu cầu có thể đang hỏi nhiều nơi cùng lúc.
Đặt thông tin liên hệ nhất quán trên website, bản đồ và mạng xã hội.

Lưu ý: điều khoản với từng nền tảng có thể giới hạn cách bạn quảng bá giá. Hãy đọc kỹ hợp đồng trước khi đưa ra bất kỳ cam kết giá nào.

Giữ hai kênh nhất quán

Cùng một loại phòng, cùng tên gọi, cùng ảnh thật ở mọi nơi.
Giá và chính sách huỷ khớp nhau; nếu khác thì ghi rõ lý do.
Một người phụ trách cập nhật tình trạng phòng để tránh nhận trùng.
Đồng bộ tự động với các nền tảng là phần làm theo yêu cầu, báo giá riêng; nếu chưa làm, việc quản lý lịch phòng giữa các kênh do khách sạn tự thực hiện.

Quy trình nhận yêu cầu đặt trực tiếp

Khách gửi ngày nhận phòng, trả phòng, số khách, loại phòng.
Khách sạn kiểm tra phòng trống.
Trả lời có hoặc không, kèm giá và chính sách huỷ.
Hai bên thống nhất cách giữ phòng.
Gửi xác nhận kèm thông tin nhận phòng.

Các gói Cơ bản, Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp nhận yêu cầu qua gọi điện, Zalo hoặc biểu mẫu báo về Zalo để khách sạn xác nhận. Gói Doanh nghiệp (báo giá riêng) có đặt lịch và thanh toán trực tuyến; việc đặt phòng tự động theo phòng trống thật là phần làm theo yêu cầu, báo giá riêng.

Đặt phòng: gói nào làm được gì

Gói Cơ bản đã có nút gọi, Zalo, Messenger và form nhận khách báo về Zalo, đủ để mở kênh đặt trực tiếp. Gói Tiêu chuẩn thêm trang quản trị để tự sửa giá và nội dung phòng, còn Chuyên nghiệp cho phép thiết kế riêng theo ngành. Đặt lịch và thanh toán trực tuyến nằm trong gói Doanh nghiệp, báo giá riêng. So chi tiết ở bảng giá thiết kế website. Phần trình bày phòng và tiện ích giúp khách tin để đặt trực tiếp được viết ở bài trình bày phòng và tiện ích khách sạn.