Đặt lịch spa qua website: nhận lịch, xác nhận, nhắc hẹn

Spa bán thời gian của kỹ thuật viên và của căn phòng, nên mỗi lịch bị bỏ trống là một khoản mất không lấy lại được. Đặt lịch qua website vì thế vừa là tiện ích cho khách, vừa là cách giúp spa sắp xếp ca làm. Với spa nhỏ, một luồng nhận yêu cầu rồi xác nhận bằng tin nhắn có thể đã đủ dùng.

Muốn khách đặt lịch được thì trước hết trang dịch vụ phải đủ rõ; phần dựng trang đó có ở website spa, còn dưới đây là đoạn đường từ lúc khách chọn dịch vụ đến lúc nằm trên giường spa.

Website nhận gì, spa làm gì

Các gói Cơ bản, Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp nhận yêu cầu đặt lịch qua gọi điện, Zalo hoặc biểu mẫu báo về Zalo để spa liên hệ xác nhận. Gói Doanh nghiệp có đặt lịch; việc đặt tự động theo khung giờ thật của kỹ thuật viên và phòng là phần làm theo yêu cầu, báo giá riêng. Vì vậy cần phân công rõ: người nào của spa nhận yêu cầu, và trả lời trong khung giờ nào.

Luồng đặt lịch

Khách xem menu, chọn dịch vụ.
Điền biểu mẫu: dịch vụ, ngày, buổi mong muốn.
Spa kiểm tra lịch kỹ thuật viên và phòng.
Spa trả lời một trong ba kết quả: đã giữ lịch, đề xuất khung giờ khác, hoặc hết chỗ.
Nhắc lịch trước giờ hẹn.
Sau buổi làm, hỏi cảm nhận và gợi ý lịch lần sau.

Biểu mẫu đặt lịch gồm những ô nào

Dịch vụ muốn làm: Khách nhập thế nào: Chọn từ menu; Spa dùng để làm gì: Tính thời lượng và phòng.
Ngày mong muốn: Khách nhập thế nào: Chọn ngày; Spa dùng để làm gì: Xếp lịch.
Khung giờ mong muốn: Khách nhập thế nào: Chọn sáng, chiều, tối, và cho ghi giờ cụ thể; Spa dùng để làm gì: Xếp lịch.
Số người: Khách nhập thế nào: Chọn số, nếu spa có phòng đôi hoặc nhiều giường; Spa dùng để làm gì: Xếp phòng.
Yêu cầu kỹ thuật viên: Khách nhập thế nào: Không bắt buộc; Spa dùng để làm gì: Khách quen muốn đúng người.
Lưu ý sức khoẻ: Khách nhập thế nào: Không bắt buộc, xem phần dưới; Spa dùng để làm gì: Tránh rủi ro khi làm.
Tên và số điện thoại: Khách nhập thế nào: Bắt buộc, đặt cuối biểu mẫu; Spa dùng để làm gì: Để spa nhắn hoặc gọi xác nhận.

Câu hỏi về sức khoẻ

Một số dịch vụ không phù hợp với người đang mang thai, có bệnh da liễu, huyết áp hoặc vấn đề xương khớp. Biểu mẫu nên có một ô tuỳ chọn "Bạn có lưu ý sức khoẻ nào cần báo trước không?" và dòng nhắc rằng kỹ thuật viên sẽ hỏi lại trực tiếp trước khi làm. Spa không chẩn đoán qua biểu mẫu; biểu mẫu chỉ giúp khách nhớ báo.

Xác nhận lịch

Tin nhắn xác nhận nên gồm: tên dịch vụ, thời lượng, ngày, giờ, địa chỉ, tên kỹ thuật viên nếu đã xếp, và cách báo đổi hoặc huỷ. Giờ đến sớm bao lâu để thay đồ và nghỉ ngơi cũng nên nhắc. Khi spa phải đề xuất giờ khác, đưa hai ba lựa chọn cụ thể thay vì hỏi "anh/chị đi giờ nào được ạ".

Đổi, huỷ và đến trễ

Quy định rõ và nói ngay khi xác nhận:

Cách báo đổi hoặc huỷ và báo trước bao lâu thì spa dễ sắp xếp lại.
Khi khách đến trễ, thời gian làm có thể bị rút ngắn để không ảnh hưởng ca sau.
Cách xử lý khi spa phải đổi lịch của khách.

Chỉ nêu chính sách spa áp dụng thật; không thu phí nếu chưa thông báo trước.

Nhắc hẹn

Một tin nhắn ngắn trước giờ hẹn giúp khách nhớ lịch: nhắc dịch vụ, giờ, địa chỉ và chỗ gửi xe nếu có. Đừng nhắn quá nhiều lần. Một lời nhắc đúng lúc là đủ.

Giờ cao điểm

Spa nên biết khung giờ nào của mình hay kín, chẳng hạn cuối tuần, buổi tối hay dịp lễ. Ghi những khung giờ đó trên trang và khuyến khích khách đặt sớm. Nếu spa nhận khách vãng lai không hẹn, nói rõ để khách không đến rồi phải chờ lâu.

Đặt lịch spa và phạm vi các gói

Form nhận yêu cầu, báo về Zalo, có từ gói Cơ bản; riêng đặt lịch nằm trong gói Doanh nghiệp (báo giá riêng). So phạm vi từng gói ở bảng giá thiết kế website.

Trước khi giữ lịch, khách cần xem menu và giá; cách trình bày hai phần này nằm ở bài trình bày bảng giá dịch vụ spa.