Hồ sơ năng lực nhà thầu trên website: cần có những gì

Chủ đầu tư hay chủ nhà đọc hồ sơ năng lực với mục đích khác một khách mua hàng: kiểm chứng. Những câu cần có lời đáp là công ty có thật không, đã làm loại công trình này chưa, ai chịu trách nhiệm, an toàn thế nào. Một trang hồ sơ năng lực tốt không cố gây ấn tượng bằng lời hoa mỹ mà trả lời được những câu hỏi đó bằng thông tin kiểm chứng được.

Hồ sơ năng lực là một trang trong bộ khung chung của website xây dựng, và là trang khách có mục đích rõ nhất. Dưới đây là cách sắp xếp từng phần.

Khung các phần của hồ sơ

Thông tin pháp lý: Nội dung: Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện; Kiểm chứng bằng: Giấy tờ đăng ký của công ty.
Lĩnh vực và phạm vi: Nội dung: Loại công trình nhận thi công, khu vực hoạt động; Kiểm chứng bằng: Hồ sơ và hợp đồng đã ký.
Giấy phép và chứng chỉ: Nội dung: Tên giấy phép, đơn vị cấp, thời hạn; Kiểm chứng bằng: Bản gốc bạn có thể xuất trình.
Nhân lực chủ chốt: Nội dung: Chức danh, kinh nghiệm, chứng chỉ hành nghề; Kiểm chứng bằng: Sự đồng ý của từng người.
Thiết bị: Nội dung: Nhóm thiết bị chính; Kiểm chứng bằng: Danh mục thiết bị thực có.
Dự án đã làm: Nội dung: Tên, loại, quy mô, vai trò; Kiểm chứng bằng: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu.
An toàn và chất lượng: Nội dung: Quy trình bạn áp dụng; Kiểm chứng bằng: Tài liệu nội bộ thật.
Liên hệ: Nội dung: Bộ phận tiếp nhận, địa chỉ văn phòng.

Chỉ ghi những phần bạn có tài liệu chứng minh; phần chưa có, bỏ thay vì điền.

Giấy phép và chứng chỉ

Ghi tên chính xác như trên giấy tờ, cùng đơn vị cấp và thời hạn nếu có.
Hết hạn hoặc gia hạn thì cập nhật ngay; chứng chỉ hết hạn vẫn hiển thị khiến chủ đầu tư nghi ngờ cả hồ sơ.
Cho phép tải hoặc xem bản chụp khi có thể, nhưng che thông tin không cần công khai.
Không ghi giấy phép của đơn vị liên danh như của mình.

Quy định về điều kiện năng lực hoạt động xây dựng có thể thay đổi, nên khi viết về pháp lý, hãy kiểm tra lại với văn bản hiện hành hoặc đơn vị pháp lý của bạn.

Dự án đã làm: chỉ ghi vai trò thật

Đây là phần cần chính xác nhất, vì người xem sẽ đối chiếu với thực tế. Ghi:

Loại công trình, quy mô như diện tích sàn hoặc số tầng nếu có số liệu.
Vai trò của công ty: nhà thầu chính, nhà thầu phụ phần nào, tư vấn giám sát, v.v.
Thời gian thi công thật, chỉ khi có tài liệu.
Chủ đầu tư, nếu họ đồng ý công bố.
Ảnh thật tại công trình do bạn thi công.

Không nhận dự án của nhà thầu khác, không dùng ảnh công trình chưa phải của mình. Nếu mới thành lập và chưa có dự án lớn, hãy trình bày công trình nhỏ đã làm cẩn thận thay vì cố liệt kê nhiều.

An toàn lao động và chất lượng

Hồ sơ nên cho thấy cách bạn kiểm soát công trường. Mô tả ngắn gọn quy trình thật: kiểm tra vật liệu đầu vào, nghiệm thu từng giai đoạn, trang bị bảo hộ, ai phụ trách an toàn. Không cần cường điệu, chỉ cần cụ thể. Không ghi "không có tai nạn" nếu không thể chứng minh.

Nhân lực chủ chốt

Giới thiệu vài người giữ vai trò chính như chỉ huy trưởng, kỹ sư, giám sát: chức danh, kinh nghiệm, chứng chỉ. Cần có sự đồng ý của từng người để đăng thông tin và ảnh. Ghi đúng những gì họ thật sự đảm nhiệm trong công ty.

Dạng PDF cho hồ sơ chính thức

Hồ sơ nộp thầu hoặc để đối chiếu có thể cần một bản cố định. Có thể cho tải PDF từ trang, nhưng trang web là bản chính để cập nhật, PDF xuất từ đó. Nội dung hai bản phải khớp nhau.

Cập nhật tiến độ công trình cho chủ nhà

Ngoài hồ sơ chung, nếu bạn muốn cho chủ nhà theo dõi từng công trình đang thi công, cách làm được nói ở bài cập nhật tiến độ công trình trên website.

Hồ sơ năng lực cần bao nhiêu trang

Nếu gộp tất cả vào một trang, hồ sơ sẽ dài và khó tìm; tách riêng pháp lý, dự án và nhân lực thì dễ đọc hơn nhưng cần nhiều trang. Gói Cơ bản có tối đa 5 trang, gói Tiêu chuẩn tối đa 10 trang kèm mục bài viết, gói Chuyên nghiệp không giới hạn trang; xem bảng giá thiết kế website để chọn theo số mục bạn muốn đưa lên.